KJM Datenschutzordnung

Präambel

Die Kreisjugendmusikschule Stade e.V. verarbeitet in vielfacher Weise automatisiert personen­bezogene Daten (z.B. im Rahmen der Vereinsverwaltung, der Organisation des Schulbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins). Um die Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gilt im Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.

§ 1 Allgemeines

Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten der Schülerinnen und Schüler sowie der Erziehungsberechtigten und seiner Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten Listen.

§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten

1. Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen. Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt.
2. Im Rahmen des Unterrichtsverhältnisses verarbeitet der Verein insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder: Geschlecht, Vorname, Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum, Datum der Aufnahme, Unterrichtsfach, Bankverbindung, ggf. die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter, Telefonnummern und E-Mail-Adressen.

§ 3 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung

Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der Schulleiter in Verbindung mit dem Datenschutzbeauftragten.
Die Verwaltung stellt sicher, dass Verzeichnisse der Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Sie ist für die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen zuständig.

§ 4 Verwendung und Herausgabe von Schülerdaten und –listen

1. Teilnehmerlisten werden den Lehrkräften insofern zur Verfügung gestellt, wie es die jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten.
2. Personenbezogene Daten von Schülern und Erziehungsberechtigten dürfen nicht an andere Personen weitergegeben werden.

§ 5 Kommunikation per E-Mail

1. Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation ausschließlich zu nutzen ist.
2. Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden.

§ 6 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit

Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, die Umgang mit personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands, Lehrkräfte und Mitarbeiter der Verwaltung), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen Daten zu verpflichten.

§ 7 Datenschutzbeauftragter

Da im Verein in der Regel mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat der Verein einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde verfügt.

§ 8 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten

1. Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Schulleiter bzw. dessen Stellvertreter. Änderungen dürfen ausschließlich durch diese und den Administrator vorgenommen werden.
2. Die Schulleitung ist für die Einhaltung der Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten verantwortlich.

§ 9 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung

1. Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung, -nutzung oder -weitergabe ist untersagt.

§ 10 Inkrafttreten

Diese Datenschutzordnung tritt mit dem 25.05.2018 in Kraft.